Sådan løfter du din ledelse med systematiske 1:1-samtaler

Medarbejdere efterspørger i stigende grad en nærværende, formålsdrevet og udviklende ledelse. Samtidig peger nye tal på, at et markant antal oplever øget arbejdspres og manglende klarhed omkring de mange forandringer, organisationer gennemfører. Denne cocktail fører til stress, lav motivation og høj medarbejderomsætning. Men hvordan griber man det an som leder eller HR-professionel, når tiden er knap, og opgaverne konstant vælter ind?

Svaret er blandt andet en mere systematisk brug af 1:1-samtaler. I denne artikel får du et konkret 1:1-samtaleskema, der kræver forberedelse, skaber struktur og sikrer opfølgning. Det handler om at gøre ”god ledelse” til en målrettet praksis, der kan implementeres i en travl hverdag – og ikke kun noget, man taler om på et kursus eller en lederkonference.

Baggrund: Medarbejderne råber på bedre ledelse

• Arbejdspresset stiger: 46 % af danske medarbejdere rapporterer, at de har oplevet en stigende arbejdsbyrde inden for de seneste 12 måneder – mod 26 % i 2023.

• Flere forandringer: 62 % har oplevet flere ændringer i organisationen det seneste år, og 45 % forstår ikke formålet med dem.

• Konsekvens af dårlig ledelse: Danske ledere scorer i gennemsnit 60 ud af 100 point i en ny europæisk undersøgelse (kilde: lederweb.dk). Dette understøttes af andre undersøgelser, som peger på øget sandsynlighed for langtidssygdom og stress ved dårlig ledelse, højere medarbejderomsætning og et markant ønske om jobskifte, når ledelsen svigter.

”En stigende arbejdsbyrde og manglende kontrol kan føre til stress og nedsat trivsel. Og når medarbejdere ikke forstår formålet med ændringer, opstår usikkerhed og frustration,” forklarer Mia Bertelsen Planck her.

Alligevel viser data, at hele 81 % af lederne ikke har deltaget i konkrete lederudviklingsforløb, hvilket tyder på, at mange savner både værktøjer og konkrete rammer for at forbedre deres ledelse.

Hvilken ledelse efterspørges?

Medarbejdere vil:

1. Have tydelige mål og en klar vision, der skaber mening.

2. Mærke interesse for egen opgaveløsning, udvikling og trivsel.

3. Modtage feedback på opgaver og løbende sparring.

For at imødekomme dette er 1:1-samtalen et effektivt værktøj – forudsat at den bliver gennemført systematisk og med et tydeligt fokus.

1:1-samtalen som løftestang for bedre ledelse

En struktureret 1:1-samtale er en gentagende dialog mellem leder og medarbejder, hvor:

• Medarbejderen bidrager til agendaen og tager ansvar for sine opgaver.

• Lederen sætter retning, giver feedback og faciliterer refleksion med fokus på opgaver, trivsel og udvikling.

Når 1:1-samtalen er forberedt ordentligt, skaber den værdi, fordi der kommer sammenhæng mellem organisationens overordnede formål og medarbejderens konkrete opgaver og udviklingsbehov.

Hvad kan du opnå?

• Tydelig kobling mellem medarbejderens opgaver og organisationens vision.

• Højere motivation gennem involvering, løbende sparring og feedback.

• Bedre prioritering af opgaver, mål og ressourcer.

• Kontinuerlig udvikling gennem refleksion, læring og kompetenceopbygning.

• Forebyggelse af stress og ubalance via løbende opfølgning på arbejdsbyrde og trivsel.

1:1-samtalens tre faser

For at sikre, at ledelsen bliver en ”muskel, der trænes”, kræver 1:1-samtalen både forberedelse, struktur under selve dialogen og opfølgning. Nedenfor finder du et enkelt, men effektivt skema, du kan bruge.

1. Før samtalen (Forberedelse)

• Medarbejderforberedelse:HR eller lederen sender en liste med fokuspunkter/spørgsmål, som medarbejderen forholder sig til på forhånd.

  Formål: Skabe refleksion og konkret input, så samtalen kan blive fokuseret på reelle udfordringer og udviklingsmuligheder.

• Lederforberedelse:Lederen læser medarbejderens svar og noterer eventuelle spørgsmål eller fokuspunkter i et fælles dokument.

  Formål: Sikre, at lederen har overblik og kan prioritere den mest relevante sparring.

2. Under samtalen (Den gennemførte dialog)

1. Gennemgå agendaen: Start med de punkter, medarbejderen selv har fremhævet.

2. Stil spørgsmål og lyt aktivt: Forstå medarbejderens udfordringer, og kom med opklarende spørgsmål.

3. Prioritér og aftal handlinger: Skriv aftaler ned med navn på ansvarlig og deadline. Vær konkret!

4. Notér kort referat: Notér de vigtigste pointer og aftaler i et fælles dokument (eventuelt fortroligt, hvis der er sensitive oplysninger).

3. Efter samtalen (Opfølgning)

• Automatiske påmindelser: Sæt påmindelser op til både leder og medarbejder om eventuelle deadlines.

• Justér aftaler: Hvis omstændighederne ændrer sig, skal aftalerne også kunne tilpasses.

• Evaluer: Lav korte løbende 1:1-opdateringer for at sikre, at I følger planen og lærer af den proces, I er i gang med.

• Lær af tendenser: HR eller lederteams kan samle op på fællesmønstre, udfordringer og behov for kompetenceudvikling.

• 
  

Det konkrete 1:1-samtaleskema

Her er et forslag til et simpelt, men effektivt spørgeramme, som kan guide samtalen. Spørgsmålene kan tilpasses forskellige ledelsesformer (f.eks. formålsdrevet, opgaveorienteret, relations- og potentialeledelse, faglig ledelse, distanceledelse).

1. Hvilke opgaver har du fokus på lige nu?

2. Er der mål, der er opfyldt, eller nye mål, der skal på agendaen?

3. Når du i mål med dine opgaver? (Hvor er flaskehalse eller barrierer?)

4. Har du udfordringer, hvor du har brug for sparring?

5. Er der en fornuftigt balance mellem kvalitet og tid?

6. Har du de rigtige redskaber og kompetencer til at løse dine opgaver?

7. Oplever du, at dine opgaver bidrager til at realisere vores overordnede mål?

8. Hvordan er din motivation for tiden? (Skala eller mere åben refleksion)

9. Hvordan synes du, at I performer i teamet?

10. Har du ideer til forbedringer af produkter, processer eller procedurer?

11. Emner du gerne vil have vendt? (Frit rum for medarbejderens perspektiv)

Hent skemaet her:

1_1 skema.

Download • 68KB

Disse spørgsmål kan suppleres med mere specifikke eller dybdegående punkter, afhængigt af hvilken ledelsesadfærd du ønsker at styrke:

• Formålsdrevet ledelse: Tjek op på, om medarbejderen oplever en klar sammenhæng mellem egne opgaver og virksomhedens overordnede vision.

• Faglig ledelse: Fokusér på, hvordan faglige standarder og kompetencer løfter opgaveløsningen.

• Relations- og potentialeledelse: Brug tid på at give udviklende feedback, styrke psykologisk tryghed og spotte nye læringsmuligheder.

• Distanceledelse: Tjek hyppigt ind hos medarbejdere, der arbejder hjemmefra eller fra andre lokationer, og sørg for, at der er nærvær i kommunikationen trods fysisk afstand.

Ledelse kræver vedholdenhed og systematik

Implementering af ny ledelsesadfærd kræver både mental indsats og tid. Uden et konkret værktøj eller en ramme kan gode intentioner let forsvinde i en presset hverdag. Fordelen ved et 1:1-samtaleskema – suppleret med en fast proces for forberedelse og opfølgning – er, at det:

• Husker dig på de vigtigste elementer i god ledelse (f.eks. feedback, tydelige mål, relationsopbygning).

• Gør dialogen nemmere at gennemføre, fordi spørgsmålene allerede er tænkt igennem.

• Dokumenterer aftalerne, så ingen er i tvivl om, hvem der gør hvad, hvornår.

• Skaber ”social commitment” mellem leder og medarbejder, som styrker ansvarsfølelsen hos begge parter.

• Giver overblik til HR eller ledergruppen, som kan identificere større tendenser og behov for kompetenceudvikling.

Refleksion: Hvilken ledelse vil du gerne stå for?

Hvis du vil skabe reel værdi gennem 1:1-samtaler, er det afgørende at vide, hvilken ledelsesstil du stræber efter. Ofte kalder den konkrete kontekst på en kombination af:

1. Formålsdrevet ledelse: Fokuser på at skabe mening og formål.

2. Opgaveorienteret ledelse: Prioritér og organiser arbejdsopgaverne effektivt.

3. Relations- og potentialeledelse: Vær nysgerrig på medarbejderens ressourcer og skab udvikling gennem feedback og sparring.

4. Faglig ledelse: Vær opmærksom på faglige standarder, kompetenceudvikling og god praksis.

5. Distanceledelse: Sikker nærvær i dialogen uanset fysisk placering og arbejdssituation.

Spørg dig selv: Hvilken værdi vil jeg opnå med 1:1-samtalerne? Og hvordan skal min adfærd afspejle det?

Én lille samtale – store krav, men også store gevinster

De beskrevne undersøgelser viser tydeligt, at dårlig eller ustruktureret ledelse kan have alvorlige konsekvenser i form af stress, fravær og højt medarbejder-flow. Omvendt er god, nærværende og udviklende ledelse en afgørende faktor for at fastholde og motivere medarbejdere i en hverdag, hvor arbejdspresset og forandringstempoet er højt.

1:1-samtalen er ikke et universalmiddel i sig selv, men den er et kraftfuldt, lavpraktisk værktøj til at oversætte ”god ledelse” til handling. Når samtalen kører på skinner, bliver den et fast holdepunkt, hvor mål, opgaver, trivsel og udvikling bliver drøftet løbende og med fokus på at skabe værdi – for både medarbejder, leder og organisation.

Din næste handling: Aftal med dine medarbejdere at indføre eller opdatere rammerne for jeres 1:1-samtaler. Brug skemaet som udgangspunkt, og vær konsekvent med forberedelse, gennemførsel og opfølgning.

Vil du have mere inspiration?

• Drøft eventuelt i ledergruppen eller med HR, hvordan I bedst rammesætter 1:1-samtaler på tværs af afdelinger, og hvordan I gør det let at fastholde de indgåede aftaler.

• Overvej, om I skal supplere samtalernes form med kompetenceudvikling for lederne, så ingen står alene med ansvaret for at oversætte strategiske mål til konkret ledelsesadfærd.

Med en vedholdende indsats, et klart skema og en løbende refleksion over egen ledelsesadfærd kan 1:1-samtaler meget vel blive den afgørende løftestang for at håndtere stigende arbejdspres, hyppige forandringer og de stadig større krav til ledelseskvalitet.